COE申請の流れを8ステップで解説｜海外から外国人を呼び寄せる手続き
武田一重｜令和リーガル行政書士事務所
海外にいる外国人を日本へ呼び寄せる場合、在留資格によってはCOE（在留資格認定証明書）の交付申請を行います。
外国人材を採用する企業からも、「COE申請は何から始めればよいのか」「会社と外国人本人はそれぞれ何を準備するのか」「COEが交付された後はどうするのか」といったご相談があります。
COE申請では、単に申請書を提出するだけではなく、外国人本人の学歴・職歴、日本で予定している活動内容、受入れ企業の事業内容、雇用条件などを整理し、申請する在留資格に応じた資料を準備することが重要です。
この記事では、COE申請の流れを8つのステップに分け、海外から外国人材や配偶者・家族を日本へ呼び寄せる場合の手続きをわかりやすく解説します。
CONTENTS 目次
- COE（在留資格認定証明書）とは
- COE申請の流れ｜8つのステップ
- STEP1 日本で予定している活動内容を確認する
- STEP2 該当する在留資格を検討する
- STEP3 COE申請の必要書類を整理する
- STEP4 申請書・理由書・説明資料を作成する
- STEP5 出入国在留管理局へCOE申請を行う
- STEP6 追加資料や追加説明に対応する
- STEP7 COEの交付を受ける
- STEP8 COE交付後に査証（ビザ）申請と来日準備を進める
- COE申請で特に注意したいポイント
- フィリピン人材の場合はMWO・DMW等の手続きにも注意
- COE申請はいつから準備すればよい？
- COE申請を行政書士へ相談するメリット
- まとめ｜COE申請は申請前の整理が重要です
COE（在留資格認定証明書）とは
COEとは「Certificate of Eligibility」の略称で、日本語では「在留資格認定証明書」といいます。
海外から日本へ中長期在留を目的として入国する場合に、日本で予定している活動内容が在留資格に関する上陸条件に適合していることを、あらかじめ確認するための制度です。
たとえば、日本企業が海外にいる外国人材を採用する場合には、「技術・人文知識・国際業務（技人国）」や「特定技能」など、実際に担当する仕事内容に応じた在留資格を検討します。
また、日本にいる方が海外にいる配偶者や子どもを呼び寄せる場合には、「日本人の配偶者等」「永住者の配偶者等」「家族滞在」などの在留資格が関係する場合があります。
COE申請の対象、必要書類、行政書士による申請サポートについては、
COE申請・在留資格認定証明書のサポートページ
でも詳しくご案内しています。
COE申請の流れ｜8つのステップ
COE申請の基本的な流れは、次のとおりです。
- 日本で予定している活動内容を確認する
- 該当する在留資格を検討する
- 必要書類を整理する
- 申請書・理由書・説明資料を作成する
- 出入国在留管理局へCOE申請を行う
- 追加資料・追加説明に対応する
- COEの交付を受ける
- 査証（ビザ）申請・日本への入国準備を進める
ここから、それぞれの手続きを順番に確認します。
STEP1 日本で予定している活動内容を確認する
最初に確認するのは、外国人本人が日本でどのような活動をする予定なのかという点です。
就労目的の場合、会社名や職種名だけではなく、外国人本人が実際に担当する仕事内容まで具体的に整理します。
たとえば「海外営業」や「通訳」という職種で採用する場合でも、実際の業務内容、外国語を使用する場面、取引先との関係、本人の学歴や職歴などによって確認すべき事項が変わります。
配偶者や家族の呼び寄せであれば、婚姻関係、扶養関係、日本での生活状況などを確認していきます。
STEP2 該当する在留資格を検討する
次に、日本で予定している活動内容に合った在留資格を検討します。
外国人を採用する場合、「外国人を雇用する」という事実だけでCOEが交付されるわけではありません。
予定する仕事内容が、申請する在留資格で認められている活動に該当するかを確認する必要があります。
特に技人国の場合には、仕事内容だけでなく、外国人本人の学歴・専攻・職歴などと担当業務との関連性も重要になります。
技人国で外国人材を採用する場合は、
技人国ビザとは？通訳・海外営業で注意するポイント
もご確認ください。
また、技人国と特定技能のどちらを検討すべきか分からない場合は、
特定技能と技人国の違い
で両制度の違いを解説しています。
STEP3 COE申請の必要書類を整理する
在留資格の方向性が決まったら、COE申請に必要となる書類を整理します。
必要書類は、申請する在留資格や外国人本人、受入れ企業などの状況によって異なります。
就労系のCOE申請では、外国人本人について、次のような資料が関係する場合があります。
- パスポートの写し
- 顔写真
- 履歴書
- 卒業証明書
- 学位や専攻を確認できる資料
- 職歴を証明する資料
受入れ企業側については、申請内容に応じて、次のような事項を確認します。
- 会社の事業内容
- 雇用契約の内容
- 給与・勤務時間などの労働条件
- 外国人本人が担当する具体的な職務内容
- 会社の規模や事業実態を確認する資料
大切なのは、単に書類を集めることではありません。
申請書、雇用契約書、会社資料、外国人本人の経歴など、それぞれの資料の内容に矛盾がないよう整理することが重要です。
STEP4 申請書・理由書・説明資料を作成する
必要書類を確認した後、在留資格認定証明書交付申請書を作成します。
申請内容によっては、申請書だけでなく、採用理由書、職務内容説明書、会社の事業内容を説明する資料などを作成・提出することがあります。
特に就労系のCOE申請では、次のような点を第三者が見ても理解できるよう整理することが重要です。
- なぜ外国人本人を採用するのか
- 日本でどのような仕事を担当するのか
- 外国人本人の学歴・職歴と仕事内容にどのような関連性があるのか
- 会社で継続的にその業務を行う必要性があるのか
資料の名称をそろえるだけではなく、申請全体として説明に一貫性を持たせることが重要です。
STEP5 出入国在留管理局へCOE申請を行う
申請書と必要資料の準備ができたら、出入国在留管理局へ在留資格認定証明書交付申請を行います。
申請できる方や必要書類は、在留資格や申請人の状況によって異なります。
また、一定の要件を満たす場合には、在留申請オンラインシステムを利用してCOE交付申請を行うこともできます。
行政書士が申請取次を行う場合には、申請内容や必要書類を確認したうえで、申請手続きを進めます。
STEP6 追加資料や追加説明に対応する
COE申請後、審査の過程で出入国在留管理局から追加資料や補足説明を求められることがあります。
追加資料を求められたからといって、それだけで不交付が決まったという意味ではありません。
ただし、求められている内容を十分に確認しないまま回答すると、当初の申請内容と追加説明の内容が食い違ってしまう可能性があります。
追加資料提出の通知があった場合には、出入国在留管理局が何を確認しようとしているのかを整理したうえで対応することが重要です。
STEP7 COEの交付を受ける
審査の結果、申請内容が認められるとCOEが交付されます。
COEは紙による交付だけでなく、電子メールで受領できる仕組みも導入されています。
電子メールで受領したCOEは、海外にいる外国人本人へ転送することができ、外国人本人は査証申請や上陸申請の際にスマートフォン等で提示することもできます。
オンライン申請で電子メールによる受領を選択した場合などは、COE受領後にオンラインシステム上で受領登録が必要となる場合があります。
STEP8 COE交付後に査証（ビザ）申請と来日準備を進める
COEが交付されたからといって、その時点で日本への入国が確定するわけではありません。
海外にいる外国人本人は、原則として在外公館等で査証（ビザ）の申請を行い、その後、日本への入国時に上陸審査を受けます。
そのため、COEとビザは同じものではありません。
両者の違いや手続きの順番については、
COEとビザの違いをわかりやすく解説
で詳しく解説しています。
COE申請で特に注意したいポイント
COE申請では、申請前の段階で次の事項を確認しておくことが重要です。
- 日本で予定する活動と申請する在留資格が合っているか
- 外国人本人の学歴・職歴と仕事内容に整合性があるか
- 雇用契約書と申請書の内容が一致しているか
- 給与や勤務条件に矛盾がないか
- 会社の事業内容と外国人本人の仕事内容を説明できるか
- 外国語で作成された資料について必要な翻訳を準備しているか
- 申請後に勤務先や仕事内容など重要な事情が変更されていないか
外国人材を採用する場合には、採用決定後に初めて在留資格を確認するのではなく、採用を決定する前の段階から本人の経歴と予定する仕事内容を確認することが重要です。
フィリピン人材の場合はMWO・DMW等の手続きにも注意
海外からフィリピン人材を日本へ呼び寄せて雇用する場合、日本側のCOE申請だけで手続きが完結するとは限りません。
採用方法や外国人本人の状況によっては、MWO、DMW、OECなど、フィリピン側の海外雇用制度に関係する手続きの確認が必要になる場合があります。
そのため、フィリピン人材を採用する企業では、COEだけを見るのではなく、日本側とフィリピン側の手続きを全体として確認しておくことが重要です。
フィリピン人材の雇用を予定している企業は、
MWO申請・フィリピン人雇用の事前相談ページ
もあわせてご確認ください。
COE申請はいつから準備すればよい？
COE申請では、外国人本人の書類だけでなく、日本側の会社資料や雇用条件、仕事内容の整理などにも時間が必要です。
さらに、申請後に追加資料を求められる場合や、外国側で書類を取得するまでに時間がかかる場合もあります。
入社予定日や来日予定日が決まっている場合は、直前になってから準備を始めるのではなく、できるだけ余裕を持って手続きを確認することをおすすめします。
COE申請を行政書士へ相談するメリット
COE申請では、申請書を作成することだけではなく、「どの在留資格で申請するか」「どの資料を提出するか」「仕事内容や採用理由をどのように説明するか」といった事前整理が重要です。
行政書士へ相談することで、申請前の在留資格確認から必要書類の整理、申請書や理由書等の作成、追加資料への対応まで、一連の手続きを確認しながら進めることができます。
特に外国人材を初めて採用する企業の場合は、雇用契約を締結する前に在留資格上の問題がないか確認しておくことも重要です。
まとめ｜COE申請は申請前の整理が重要です
COE申請の基本的な流れは、「活動内容の確認」「在留資格の検討」「必要書類の準備」「申請」「審査・追加資料対応」「COE交付」「査証申請」「来日」という順番で進みます。
しかし、必要となる書類や説明内容は、外国人本人の経歴、勤務先、仕事内容、家族関係などによって異なります。
そのため、COE申請では申請書を作成する前に、外国人本人と日本側の状況を整理し、予定する在留資格に適合しているかを確認することが重要です。
令和リーガル行政書士事務所では、海外から外国人材を採用する企業、配偶者・家族を日本へ呼び寄せる方からのCOE申請に関するご相談に対応しています。
必要書類の確認、申請書・理由書等の作成、追加資料への対応などについては、
COE申請・在留資格認定証明書のサポートページ
からご確認ください。
